На удаленке: чем remote work так хороша и как организовать рабочий процесс

По данным исследовательской группы Global Workplace Analytics, удаленные сотрудники на 22% счастливее офисных работников. 91% опрошенных сотрудников утверждают, что переход на удаленку помог им восстановить баланс работы и личной жизни, а у 78% удаленная работа снизила уровень стресса. 

По сравнению с офисными коллегами, удаленщики более удовлетворены работой в компании, их на 13% больше среди тех, кто не собирается увольняться в ближайшие 5 лет с текущего места работы. А большинство соискателей и штатных работников относятся лояльнее к тем компаниям, которые предлагают возможность работать вне офиса.

Как правильно организовать рабочий процесс с удаленными сотрудниками и на что стоит обратить внимание HR-специалисту в этом вопросе? Об этом и многом другом в нашей статье. 

Удаленное сотрудничество: все «за» и «против» для компании 

Какие преимущества получает компания, работая с сотрудниками на удаленной основе? Кроме того, что удаленщики оценивают свой уровень счастья выше, чем офисные сотрудники, они также:

• более ориентированы на результат;
• могут быть переведены на сдельную оплату и зарабатывать за конкретную работу;
• на них не нужно затрачивать ресурсы в виде офисных принадлежностей или организовывать рабочее место;
• у них дома свои печеньки 🙂

Вместе с очевидными плюсами, для компании такое сотрудничество может обернуться весомыми недостатками:

• удаленщиков сложнее контролировать;
• они чаще офисных сотрудников срывают дедлайны;
• у них труднее получается сосредоточиться на задачах и не отвлекаться;
• если сотрудник не умеет самоорганизовываться, то скорее всего он провалит все сроки, а вы потеряете хорошего специалиста; 
• сотрудник теряет полноценную связь с командой и решение общих задач может усложниться из-за трудностей в коммуникации.

Именно сложности с коммуникацией некоторое время назад стали причиной того, что руководство IT-гиганта IBM вернуло в офисы десятки тысяч своих сотрудников на удаленке. По мнению менеджеров компании, единое пространство помогает сотрудникам эффективнее справляться с задачами. 

Чек-лист качеств идеального удаленщика

Далеко не все сотрудники смогут работать вне офиса, оставаясь при этом эффективными. Мы собрали основные отличия тех, кто без проблем перейдет на удаленную работу на дому.

1. Способность к самоорганизации

Если есть необходимость перевода сотрудника из штата на удаленную основу, обратите внимание, как он справляется с текущими задачами. Насколько часто он срывает дедлайны и есть ли необходимость в постоянной коммуникации с командой? 

Вы можете протестировать удаленное сотрудничество, начав с нескольких дней в неделю, чтобы определить, насколько сотрудник справляется в удаленном режиме.

В случае, когда вы только нанимаете сотрудника, обратите внимание на его опыт работы вне офиса, количество / качество выполненных проектов, свяжитесь с заказчиками. Также, вы можете провести на собеседовании тест УСК (Уровень субъективного контроля) и в том числе по его результатам принимать решение. 

2. Ответственность 

Согласитесь, тот, кто не слишком ответственно подходит к выполнению задач в офисе, вряд ли магическим образом станет примерным сотрудником дома. Когда человек работает удаленно, он мало того, что должен уметь быть сам себе начальником, так еще и уметь нести ответственность за выполненную или невыполненную работу. 

3. Мультизадачность

У сотрудников, которые работают дома, намного больше шансов пропустить важную информацию. Именно поэтому им необходимо оставаться мультизадачным: отслеживать сообщения в корпоративном чате, вести отчетность, выполнять задачи и присутствовать на Skype-сессиях.

4. Собственная мотивация

Трудно мотивировать того, кто не обладает самомотивацией. Сотрудник на дистанционной основе меньше вовлечен в корпоративные будни и как бы немного в стороне от всех офисных плюшек. В удаленной работе ему необходимо уметь видеть свои преимущества и ориентироваться на них, а не ожидать, что компания будет стимулировать его желание работать. 

Управление удаленными сотрудниками: принципы организации работы 

Удаленный сотрудник или целая команда – это совершенно иной подход к построению рабочих процессов. Чтобы работа удаленщиков только позитивным образом влияла на работу проекта или компании, обратите внимание на такие моменты как:

1. Коммуникация

Первое и главное правило удаленной работы – сотрудники всегда должны быть на связи. Это позволит оперативно решать задачи и не выпадать из рабочего ритма. Для этого создаются общие чаты или обязательные митинги / созвоны в определенное время. 

2. Постановка задач

В контроле над задачами, менеджерам помогут различные CRM-системы и трекеры, о которых мы поговорим ниже. Ключевой момент – не просто ставить задачи и следить за их выполнением, а ставить задачи корректно. Из-за отсутствия живой коммуникации, ТЗ для удаленных сотрудников должны быть максимально подробные и четкие, иначе специалист только потратит свое время, а компания – деньги. 

3. Доступ к необходимым файлам

В работе с удаленщиком стоит обращать особое внимание на доступность всех необходимых ресурсов для работы. Отсутствие необходимых документов или файлов здорово тормозит работу целой команды и не дает нормально работать удаленному сотруднику.

4. Сопричастность

Где бы не работал сотрудник, он остается членом команды. Обязательно вовлекайте его во внутрикорпоративные процессы, важные митинги, тимбилдинги и корпоративы. По возможности, хотя бы иногда встречайтесь с ним в офисе. Удаленная работа на дому лишена должной командной коммуникации, поэтому HR-менеджеру важно отслеживать уровень лояльности такого сотрудника. 

5. Командообразование

Сотрудник, который работает вне офиса, по другому видит конфликты внутри команды и острее реагирует на сложности в работе. Это означает, что если в команде складываются сложные отношения, то решать конфликты нужно как можно скорее. Любые попытки отделить удаленного сотрудника от команды стоит пресекать и выстраивать здоровую и продуктивную атмосферу в коллективе. 

Инструменты для контроля удаленных сотрудников

Поговорим о решениях, которые помогут упростить и облегчить коммуникацию с удаленным сотрудником. 

• Совместная работа

В этом вопросе вам помогут мессенджеры и другие платформы для быстрого обмена сообщениями. Важно, чтобы вся команда находилась в одном месте. Наиболее популярные программы: Slack, Telegram, Viber.

• Видеосвязь

Сотрудники, которые не могут физически посещать общие собрания, могут присоединиться к обсуждению через Skype, Zoom, вышеупомянутый Slack или Hangouts.

• ПО для управления проектами

В наше время существует достаточно много эффективных систем для отслеживания задач и трекинга рабочего времени. Среди них: YouTrack, JIRA, Redmine, Trello.

• HR-процессы и работа с сотрудниками

Автоматизация HR-процессов позволяет без особого труда запросить отпуск или больничный без личного присутствия, а также отследить уведомления. А в некоторых HRM-системах, таких как Hurma, даже OKR. Еще автоматизировать HR можно в BambooHR, Workday, Zoho People.

Нужны ли вашей компании удаленщики?

Удаленное сотрудничество – не решение, которое можно применить в каждой компании. Часто, продуктивность работников зависит от характера их коммуникации. Некоторые команды максимально эффективны только в офисных стенах, и решение об удаленной работе может стать серьезной ошибкой. 

В некоторых проектах физическое присутствие сотрудников (для быстрой коммуникации с командой или клиентом) просто необходимо.

Если присутствие в офисе не всегда целесообразно, при желании сотрудника, обсудите вариант одного-двухдневного отсутствия. Определите, комфортно ли ему работать дома, имеет ли он все необходимые условия и технику. Это не нарушит рабочие процессы и поможет сотрудникам на время сменить обстановку. 

С другой стороны, существуют команды в которых отдельные сотрудники 80-90% своей работы выполняют автономно. Это означает, что работники без проблем могут переходить на удаленное сотрудничество. Такими специалистами могут быть дизайнеры, копирайтеры, SEO-оптимизаторы, PPC-специалисты.